Управление на проекти

Предвид на дългосрочната ни практика основно предизвикателство за клиентите, търсещи финансиране е спечелването на проектопредложението им от Договарящия орган, докато на „Управлението на проекта" се гледа като даденост и нещо, което не изисква усилия и се подразбира от само себе си.

Затова е важно да се уточни какво се има предвид под успешно управление на проектните дейности. Реалните измерения при управлението включва много и комплексни показатели:

При подготовката на проекта се залагат времеви график за изпълнение на всяка една от разписаните дейности. Задължително е да се предвиди необходимото време за осъществяването на всяка една дейност, за да не се окаже тя неизпълнима. Слабо планиране, неправилно времево предвиждане относно тръжни процедури, доставки на машини, оборудване, инсталационни дейности и несъобразяване със сезонността могат да се окажат пагубни за изпълнението на проекта.

Обширно маркетингово проучване, ориентиране на заложените по отделните бюджетни пера активи, материали, консумативи съобразно реални пазарни цени. Валидност на оферираните покани минимум от шест месеца, с цел да не се осуети конкретна инициатива.

Разработването на проектното предложение има пряка връзка с неговото качество. Веднъж заложени правилно качествените индикатори гарантират наличие на добавена стойност, което е задължително изискване за реално превеждане на веднъж спечеления грант. Да се избягват неадекватни или лошо използвани методи и индикатори, които отчитат напредъка по проекта

За успешното управление на вече спечелените проекти е необходимо притежанието на комплексни компетенции: технически, поведенчески и контекстни и ситуативни компетенции. Човешкият фактор е най-важният при управлението на проекта и довеждането му до успешен завършек. Затова се изисква управленския екип да има доказан опит в сферата, за която се иска финансиране, което дава и повече точки при оценката на предложението. Важен е опита и на подизпълнителите, което спестява ненужна загуба на време и редица обърквания и е условие за качествено снабдяване на проекта според заложения вид дейност.

Модерното понятие работа в екип е условие, без което е застрашено и изпълнението на дейностите. Един човек, колкото и голям капацитет да има не може да се справи сам с цялостната организация и координация на дейностите.

Риска в проекта се залага още при самото му разписване в SWOT анализа, където за слабите страни се предвиждат дейности за неутрализирането им, а заплахите се конкретизират, за да може при евентуалното им възникване да се ограничи отрицателното им въздействие, а ако рискът не може да бъде избегнат, приемливата стратегия е да бъде омекотен чрез стъпки, които ще сведат щетите, в случай че такива възникнат, до минимум. Методологията за контролирането се осъществява с техники като предвиждане на финансов, времеви или материален резерв.

Последните години от особено значение е и Етичния кодекс в изпълнението на проекта. Предвид многото недобросъвестно изпълнени проекти и последващите проверки на Европейската служба за борба с измамите - OLAF се постави запор на част от евро средствата.

Темповете, с които напредва изпълнението на оперативните програми зависят изключително от качеството на подадените проектни предложения, както и от успешното им финализиране. Усвояването на средствата е в самото си начало, и според диаграмата пари има, но неусвояемостта е голяма.

grafika-management

Източник: Структурни фондове на ЕС: http://www.eufunds.bg

Една основна част от ключови фактора за реализацията на един успешен успешен проект се състоят във въвличане на целия екип и персонала, подкрепа от мениджмънта, качествено планиране и реалистични очаквания, управленски екип с високи компетенции, ясна визия и достижими цели, систематизирана методология, регулярно следене на прогреса и поддържана отчетност и документация.